Ik was eerder bij een patiëntenvereniging verantwoordelijk voor het veldwerk dat wordt uitgevoerd door zo’n 100 vrijwilligers. Ik noem ze medewerkers want ze doen tenslotte ook echt werk, maar dan onbetaald, ik in dit geval ook trouwens.
Het operationele deel van de vereniging wordt gerund als een bedrijf en dat bevalt iedereen goed. Het schept duidelijkheid en er is structuur.
Eenieder die mijn artikelen regelmatig leest weet dat ik een groot voorstander ben van leiding geven volgens het bottom-up principe. Volgens dat principe probeer ik ook bij de vereniging zo veel mogelijk te werken. Voor sommigen is dat wennen. Dat wennen geldt voor zowel voor bestuursleden, die nog vaak geneigd zijn top down beslissingen te nemen. Maar het wennen geldt ook voor medewerkers, want er wordt van ze gevraagd zelf verantwoordelijkheid en zelf initiatief te nemen. Maar al doende leert men.
Bottom-up betekent het zo veel mogelijk uit mensen halen door ze de ruimte te geven voor eigen initiatieven, voor zelfstandigheid, voor eigen verantwoordelijkheid.
Bij genoemde vereniging maak ik regelmatig gebruik van een instrument dat vorm geeft aan het bottom-up principe. n.l. het formeren van werkgroepen.
Wat is een werkgroep?
Een werkgroep is een verzameling van een aantal medewerkers van dezelfde organisatie, vaak samengesteld vanuit verschillende disciplines, die gezamenlijk een bepaalde opdracht vervullen c.q. gezamenlijk een bestaand probleem oplossen. Ze doen dat gedurende een van tevoren vastgestelde periode, bijvoorbeeld 3 maanden, een half jaar. Het initiatief om te komen tot het formeren van zo’n werkgroep kan van verschillende lagen in de organisatie komen. Het initiatief hoeft dus niet per se van de top te komen. Het is wel de bedoeling dat die top geïnformeerd wordt en dat die top er duidelijk achter staat. Het initiatief kan ook van de top zelf komen.
Vaak wordt een trekker gevraagd de betreffende taak op zich te nemen. Die trekker formeert dan dikwijls zelf zijn of haar eigen werkgroep, al of niet in overleg met de opdrachtgever.
Een werkgroep bestaat veelal uit minimaal 4 en maximaal 8 personen, allen behorende tot dezelfde, eigen organisatie.
In welke situaties vorm je een werkgroep?
– Bij de noodzaak tot verbetering van bestaande processen
– bij de noodzaak tot verbetering van instrumenten van de organisatie, zoals verbetering van de eigen website van de organisatie
– bij het beoordelen of een nieuwe dienst of activiteit gaat werken, door het doen van onderzoek, mogelijk inclusief het organiseren van een pilot .B.v. bij een detailhandels organisatie onderzoeken of een webshop gaat werken.
– bij het oplossen van een telkens terugkerend probleem in de organisatie, vaak op het gebied van communicatie tussen afdelingen
Dit zijn maar een aantal voorbeelden. Ongetwijfeld kan je er zelf wel een aantal bedenken in je eigen organisatie.
Waarom een werkgroep?
Er zitten een aantal hele duidelijke voordelen aan het werken met werkgroepen:
– het is goedkoper dan uitbesteden
– je maakt gebruik van de denkkracht in je eigen organisatie en je stimuleert mensen die eigen denkkracht ook te gebruiken
– je daagt mensen uit om uit hun eigen comfortzone te komen. Dat levert verrassende resultaten op
– je laat zien dat je mensen waardeert en wat van ze verwacht
– je maakt gebruik van bestaande ervaring en inzichten
Het levert je behalve oplossingen voor problemen, ook gedragenheid voor die oplossingen op. Het levert je zeker ook beter gemotiveerde medewerkers op.
Zijn er ook nadelen?
Ja het kost mensen tijd. Tijd die ze anders aan hun eigen werk kunnen besteden. Als leidinggevende moet je bij dit fenomeen dus wel de vinger aan de pols houden.
Is dit een andere naam voor een project?
Ja, een werkgroep werkt volgens het principe van een project. Het heeft een tijdelijk karakter en het heeft een kop en een staart, maar een werkgroep komt bij voorkeur voort uit de eigen organisatie. De top, het management is faciliterend. De opdracht, c.q. de probleemstelling staat dicht bij de kennis en ervaring van de leden van de werkgroep.
Wat nu?
Bedenk minstens 5 situaties in je eigen organisatie die voor verbetering vatbaar zijn en ga eens na of die door een werkgroep op te pakken zijn en ga er mee aan de slag.
Succes en laat ons eens weten of het lukt.
